Op deze pagina presenteren we het jaarverslag van 2017. Omdat onze skills wat betreft het omtoveren van LaTeX naar HTML nog niet denderend zijn, zien sommige stukken er misschien niet zo goed uit. Onderaan deze pagina vind je daarom de PDF.

Inhoudsopgave

Inleiding

Het jaarverslag van de Nederlandse Linux Gebruikers Groep. Elke keer ploeteren we om op tijd er iets moois van te maken. Nou ja, op tijd&ellips;We hebben het in ieder geval dit jaar ook weer voor elkaar gekregen.

Als lid ben je natuurlijk reuze geïnteresseerd in wat er het afgelopen jaar is voorgevallen bij de NLLGG. Wij, het bestuur, zijn blij met de dingen die we voor elkaar hebben weten te boksen. Dat we graag meer hadden willen doen, staat daar los van. Uiteindelijk hebben we moeten roeien met de riemen die we hadden.

De focus lag op het behoud van de vereniging en we zijn ongelooflijk veel tijd verloren op het afronden van 2016. Desondanks konden we een aantal mooie bijeenkomsten organiseren. We zagen kans een stel leuke nieuwe onderdelen te introduceren: een inloopspreekuur, het homeserver project en eenmalig experiment om een multiseat computer te bouwen.

Voor meer details over het de Nederlandse Linux Gebruikers Groep is vergaan in 2017, nodigen we je uit om vooral verder te lezen. Zou je naar aanleiding van het verslag meer willen weten, neem dan gerust contact met ons op.

Overzicht

Verloop in het bestuur

We begonnen 2017 met vier man in het bestuur en eindigden met z’n drieën. Het is een bekend probleem onder verenigingen; mensen activeren, laat staan in het bestuur krijgen. Bij de NLLGG is dat net zo. Al jaren leuren we om mensen, die actief bij willen dragen aan de vereniging. Gelukkig levert dat soms (tijdelijk) wel wat op, anders was Rutger nu in zijn eentje het bestuur geweest.

Afgelopen jaar werd duidelijk dat het penningmeesterswerk voor Jochem in de weg werd gestaan door persoonlijke omstandigheden. Hij had al bij zijn herverkiezing in april aangegeven zijn functie beschikbaar te stellen. In een ingelaste ALV (16 september 2017) konden we stemmen over de aanstelling van Marco Kappe en heeft Jochem zijn werk overgedragen. Wel moest er een nieuw lid gezocht worden voor de KasControleCommissie, want Marco kan als penningmeester geen zitting hebben in die commissie. Daarvoor werd Willem Ligtenberg bereid gevonden.

Tijdens dezelfde ALV beëindigde onze secretaris Mark Dijkhuizen zijn functie wegens gezondheidsredenen. De aanwezige leden stemden er mee in dat het bestuur nu uit drie in plaats van de statutair verplichte vijf leden bestaat. Een deel van de secretaristaken werden bij Alexander -tot dan algemeen bestuurslid met taak programmacommissie- neergelegd. Een ander deel is aan Rutger en Marco overgedragen.

Inmiddels hebben we als bestuur een prettige samenwerking bereikt. De verminderde personele capaciteit betekent wel dat we onze prioriteiten bij moesten stellen aan de realiteit. We draaien daardoor nu in een soort overlevingsmodus.

En dus duurt de zoektocht naar mensen die ons komen versterken voort.

Samenstelling bestuur

De samenstelling van het bestuur zag er in 2017 als volgt uit:

Voorzitter:

Rutger van Sleen

Secretaris:

Mark Dijkhuizen (tot september)

Secretaris:

Alexander Swen

Penningmeester:

Jochem Pouw (tot september)

Penningmeester:

Marco Kappe

Via deze weg willen we de oud-bestuursleden nogmaals hartelijk danken voor hun inzet in de voorgaande jaren.

Ledenadministratie en leden

Eind 2014 heeft het bestuur besloten om de ledenadministratie over te gaan zetten naar CiviCRM. In 2017 hebben we een test- versie online gezet en, hoewel dit verslag 2017 betreft, kan inmiddels gemeld worden dat we CiviCRM januari 2018 in productie hebben genomen.

Het aantal leden is in 2017 gestaag gegroeid. De stijgende trend die in 2016 werd ingezet is in 2017 volgehouden. We hopen natuurlijk dat we de komende jaren deze groei weten vast te houden.

Werving

Net als voorgaande jaren hadden we graag meer aandacht willen schenken aan ledenwerving. Door gebruik te maken van onze social media-kanalen hebben we wel ruchtbaarheid kunnen geven. Meerdere berichten zijn het internetlandschap opgestuurd en hebben mensen bereikt.

Er is daarbij onder andere gebruik gemaakt van Twitter, meetup.com en Facebook. Die laatste twee kosten een beetje geld en van met name Facebook kregen we de indruk dat dit veel bekendheid en nieuwe bezoekers op de bijeenkomsten oplevert. De kosten hiervoor zijn gering en daarom blijven we het nog een jaar gebruiken.

Ereleden

Ereleden zijn personen die zich op buitengewone wijze hebben ingezet voor de (doelstelling van de) vereniging. Op voorstel van het bestuur worden deze benoemd op een ALV. In 2017 zijn er geen nieuwe ereleden aangedragen. De vereniging heeft de volgende ereleden:

• Linus Torvalds (1997)
• Arthur Donkers (1997)
• Hugo van der Kooij (1999)
• Luc Janssen (1999)
• Jeroen van Pelt (1999)
• Rogier Posthuma (1999)
• Eric Maryniak (2000)
• Hans Paijmans (2000)

Programmacommissie

De programmacommissie (progcie) werkt hard om elke bijeenkomst weer een interessant programma te maken. Daarnaast wordt er gewerkt aan het doorontwikkelen van de bijeenkomsten. Daar zit veel tijd en energie in, maar wat elke keer weer beloond wordt met de waardering van bezoekers.

Aangezien ook Deborah in 2017 afscheid nam als lid van de programmacommissie (zij heeft besloten zich geheel te richten op een nieuwe woning en opleiding) heeft Alexander nu een behoorlijk zware taak. Zoals in het stuk over het bestuur al werd geschreven neemt hij nu ook een groot deel van de taken van de secretaris waar.

Verslag van activiteiten

Bijeenkomsten

De bijeenkomsten waren in 2017 als vanouds onze hoofdactiviteit. We hebben er vier gehouden op onze vertrouwde locatie, het pand van Kranenburg Praktijkonderwijs aan de Tamboersdijk te Utrecht. De vijfde in november werd gehouden op het bekende T-DOSE.

De bijeenkomst in januari begonnen we met drie sprekers. Dat vonden we zelf aan de magere kant maar de onderwerpen waren de moeite waard. We introduceerden ook iets nieuws: het Linux spreekuur, waarover we in het volgende kopje apart wat schrijven.

In maart hadden we weer een volwaardig programma waarbij we een experiment deden met een presentatie (door Jos Poortvliet over NextCloud) via een internetverbinding. Hoewel er verbeterpunten waren op het gebied van techniek (geluid) was het een aardig experiment en leuk dat we op deze manier Jos vanuit Berlijn konden laten vertellen. Interactie met het publiek was lastig. We hielden deze bijeenkomst onze eerste ALV van dit jaar.

In mei hadden we bijeenkomst met weinig bijzonderheden behalve de tweede ALV.

De september-bijeenkomst werd op Software Freedom Day gehouden en het is ons gelukt daar bijzondere aandacht aan te besteden. Het was in alle opzichten een bijzonder geslaagde dag. Ook hielden we een speciale ALV om de wissel van bestuursleden te regelen. Eveneens werden er twee experimentele onderdelen toegevoegd: het multiseat computer experiment, waarbij een groep leden poogde (en er in slaagde) met één computer 3 afzonderlijke werkplekken op te zetten en we startten het homeserver project. Daarover verderop meer.

Tijdens de bijeenkomst die we hielden op T-Dose in Eindhoven konden we een mooi vol programma, gericht op software ontwikkeling, laten zien. Tevens leverden we nog een goeie keynote spreker: Dimitri Tokmetzis. Al met al waren we erg tevreden over onze bijdrage en kregen daar naderhand veel positieve reacties op.

De progcie stelt alle vormen van feedback zeer op prijs. Je kunt vragen en wensen, op- en/of aanmerkingen en tips voor sprekers altijd mailen aan progcie@nllgg.nl.

Linux Inloop Spreekuur

In januari startten we een nieuw onderdeel om zo weer wat terug te komen bij onze roots: hobbyen met Linux. Alexander kwam op het idee om een inloopspreekuur te houden waar leden terecht kunnen met concrete vragen met betrekking tot het gebruik van Linux. Er zijn altijd wel leden aanwezig die over het onderwerp van de vraag voldoende kennis hebben om iemand goed te kunnen helpen. Met elkaar, elkaar op weg helpen.

We kregen meteen hele leuke response, waaronder iemand die met een buitengewoon grote Unix machine aan kwam en dat ding werd uiteindelijk nog opgestart ook. Maar ook iemand die de Wi-Fi op zijn laptop niet meer aan de praat kreeg omdat de schakelaar uit stond. En zo hebben we nog wat mensen kunnen helpen. We vonden het zelf zo geslaagd en kregen er ook zo veel positieve reacties op, dat we besloten er nog een tijdje mee door te gaan. We vonden een lid (Maarten Horikx) bereid om als primair aanspreekpunt te functioneren en hij zorgt er nu voor dat iemand met vragen bij de juiste persoon aan komt. Maarten hoeft dus niet alle problemen op te lossen, maar alleen te zorgen dat iemand geholpen wordt.

Inmiddels is er een gewoonte ontstaan inhoudelijke vragen die we per mail ontvangen niet inhoudelijk te beantwoorden maar mensen uit te nodigen voor onze bijeenkomst en ze aan te bieden tijdens het inloopspreekuur te helpen. Zo draagt het spreekuur bij aan meer bezoekers en kunnen we mensen veel beter helpen dan per email, waar we bovendien helemaal geen tijd voor hebben.

Mocht je na het lezen van bovenstaande enthousiast worden en graag helpen dan nodigen we je uit om Maarten te ondersteunen. Het is onze wens om een groep te vormen van leden die samen zorgt dat het inloopspreekuur bemenst is (het duurt tegenwoordig de hele bijeenkomst) en het zo makkelijker maakt voor Maarten om ook naar toespraken te gaan als hij daar heen wil (nu sluit dan het inloopspreekuur soms). Merk op dat het ’uur’ in spreekuur helemaal geen verband meer houdt met de realiteit :).

Homeserver project

Tijdens de september-bijeenkomst startten we ander experiment: het homeserver project. De gedachte hierachter is dat we, door onze gezamenlijke kennis te bundelen, een ultieme server moeten kunnen bouwen voor thuis. We hielden in september een brainstorm waarin we wensen en ideeën verzamelden. We kregen veel belangstelling en leuke reacties. We hebben een mail-lijst opgezet om informatie over te delen. In 2018 werken we hier aan verder.

Multiseat computer bouwen

Tijdens de bijeenkomst op 16 september hebben we geprobeerd om een multiseat opstelling te bouwen. Dat is een computer waarop meerdere beeldschermen, toetsenborden en muizen zijn aangesloten en waar dan op elk scherm afzonderlijk gewerkt kan worden. We zijn er, met vereende krachten, in geslaagd dat te doen. Het was leuk om te merken dat mensen van wie je dat niet wist, goed op de hoogte waren van de werking van de verschillende desktop- en window managers in Linux. Naderhand heeft Alexander nog documentatie geschreven op onze Gitlab pagina. Zo kunnen andere mensen het later herhalen.

Zomerborrel

Deze bijzondere aangelegenheid konden we helaas niet organiseren door te weinig capaciteit in het bestuur. Er waren ook geen leden geïnteresseerd om het te organiseren.

BuurtLinux

Door het weinige animo van mensen die zich met de ontwikkeling van BuurtLinux bezig willen houden, hebben we niet veel aan deze site kunnen doen. We kregen nog het aanbod van een lid om als stage-opdracht te onderzoeken wat voor software er bestaat die BuurtLinux zou kunnen vervangen. Dat liep helaas stuk op eisen vanuit zijn opleiding. We hebben besloten geen energie meer te steken in dit project, ondanks zijn charme en ons vermoeden dat het in een behoefte voorziet. Dat vermoeden zien we bevestigd in enkele mails per jaar die we krijgen met vragen over lokale Linux kennis. We wijzen mensen die zulke vragen stellen nu op ons eigen inloopspreekuur en dat werkt best aardig, met als belangrijk voordeel dat we zo meer bezoekers op onze bijeenkomsten krijgen.

Communicatie

Er zijn acht keer e-mailberichten naar alle leden verstuurd, met onderwerpen als de bijeenkomsten, ALV’s en onze zoektocht naar bestuursleden.

Op social media zijn er regelmatig berichten verstuurd, met name omtrent de bijeenkomsten. Voor de september-bijeenkomst heeft Rutger een experiment gedaan met betaalde en gerichte marketing via Facebook. We spraken tijdens de bijeenkomst meerdere mensen die zo (weer) bij ons terecht kwamen en hebben daarom besloten nog een paar keer te experimenteren hiermee. We zijn van plan ook in 2018 hier mee door te gaan.

Financieel jaarverslag

Samenvatting

In dit document is het financiële jaarverslag weergegeven over het boekjaar 2017. Het boekjaar loopt van 1 januari 2017 tot 31 december 2017. Het verslag is opgebouwd in een Liquiditeit overzicht, de resultaten rekening en de balansen (opening en eindbalans). Aan het einde wordt de opgevoerde crediteurenvoorziening onderbouwd met de feitelijke verplichtingen welke hieraan ten grondslag liggen.

Liquiditeit

Overzicht bank- en kasstanden

In onderstaand overzicht zijn het begin- en eindsaldo weergegeven.

De financiële middelen zijn in 2017 met €4.157,62 afgenomen.

Kas

De kas is in het boekjaar afgenomen met €100,48. Belangrijkste opmerkingen bij het kasverloop zijn:

• In de meetings van januari t/m mei zijn er geen spreker vergoedingen contant uitbetaald. Sprekers kregen een envelop met een bedankbrief en de mogelijkheid om te declareren. De betalingen tot en met mei zijn per bank betaald.
• Op 15 september is er €200,00 gepind voor het betalen van sprekers.
• Tot september is er geen administratie gevoerd over de opbrengst van de broodjes per bijeenkomst. Het totaal is €195,12 over de drie bijeenkomsten en ligt in lijn met eerdere opbrengsten
• De opbrengst van de broodjes van september zijn hoger omdat er anderhalf keer meer broodjes zijn ingekocht en ook verkocht. De hogere inkoop is gedaan vanwege de verwachte hogere opkomst van Software Freedom Day.
• Van 1 bijeenkomst is genoteerd, zonder datum, dat de opbrengst slechts €32,44 is opgehaald.

Bank

Vermogensrekening

De vermogensrekening is met €4.049,50 verminderd van een saldo van €27.535,49 op 1 januari 2017 naar €23.485,99 per 1 januari 2018. Met hierbij de volgende opmerkingen:

• De rentebetaling van €124,60 op 1-1-2017 is verwerkt in het boekjaar 2016.
• De rentebetaling van €30,50 op 1-1-2018 is meegenomen in het boekjaar 2017.

Zakelijke rekening

De zakelijke rekening is met € 44,98 toegenomen.

De belangrijkste opmerkingen bij de mutaties op de zakelijke rekening zijn:

Er zijn 2 betalingen gedaan die geboekt zijn in 2016. Het betreft:

• Betaling sponsoring T-Dose over 2016 (dd: 28-4-2017). Deze is weggeboekt tegen de rekening crediteuren.
• Betaling bankkosten. De betaling van 26 januari 2017 is meegenomen in de resultaten van 2016 en is geboekt tegen de post crediteuren.

Resultaat rekening

In 2017 is een winst gerealiseerd van €656,18. Deze winst is opvallend gezien de negatieve cash stroom. De tot standkoming, op hoofdlijnen, is gebaseerd op de volgende zaken:

• Vrijval van de post Liefland. Een verlopen voorziening t.b.v. de vorige evenement locatie. €2.665,06
• Vrijval crediteuren €1.250,52 (zie eindbalans voor toelichting)
• Vrijval vooruitbetaalde contributie. Besloten is om deze niet te berekenen en op te nemen als voorziening in 2018 met de volgende rationale:
  
  • De ledenadministratie is onvoldoende op orde om deze vast te stellen
  • De vereniging bezit voldoende middelen om deze bij liquidatie uit te keren.
  • Er is een achterstand in betalingen. Deze worden ook niet opgevoerd als vordering.
• In 2017 is geïnvesteerd in nieuwe Wifi apparatuur. De apparatuur met kabels en koffers voor transport bedraagt ca. €500,-
• Aanschaf van apparatuur wordt niet op de balans gezet maar direct in het resultaat genomen.
• De opbrengst uit de contributie is ca. €1.900,- lager t.o.v. 2016. Dit komt doordat in de overgang van de ledenadministratie geen herinneringen zijn verstuurd aan leden. Na de ALV wordt een inhaalslag gemaakt om de contributie voor 2017 alsnog te incasseren.

Balans

In onderstaande zijn de openingsbalans, de eindbalans en de resultaten rekening weergegeven.

Openingsbalans

Eindbalans

Bij de balans zijn de volgende opmerkingen geplaatst:

• In de openingsbalans is een bedrag van €2.293,29 aan crediteuren opgevoerd. Dit is het bedrag aan opgevoerde crediteuren zonder afbouw van betaalde factureren. Voor het opzetten van de crediteuren post in de eindbalans is een nieuwe berekening gemaakt van openstaande verplichtingen (€1.042,77) en deze is opgevoerd op de eindbalans. Het vrijgevallen bedrag (€1.250,52) is opgenomen in de resultaten rekening.

Opbouw voorziening crediteuren

Voor het opvoeren van een voorziening op de balans is het noodzakelijk om voor de eindbalans 2017 en met name de openingsbalans 2018 een opbouw weer te geven hoe deze voorziening is opgebouwd. De enige voorziening die wordt opgevoerd op de eindbalans is de post crediteuren. De onderbouwing hiervan is als volgt:

De volgende toelichtingen gelden voor de crediteuren opbouw:

• Bij het berekenen van de crediteurenstand bleken 2 declaraties uit december 2016 wel opgevoerd te zijn bij de crediteuren maar niet uitbetaald zijn.
• Wegens te weinig aanmeldingen worden de bestelde T-Shirts verrekend. Betaling is gedaan in februari 2018 voor 2 personen. Bij de andere 2 betalingen is het, na toestemming, verrekend met de contributie.
• In januari zijn bankkosten afgeschreven die gaan over Q4-2017.
• Declaraties gedaan in januari zijn opgevoerd als crediteur (en betaald in januari 2018)
• TransIP heeft in afwijking van de sponsorovereenkomst teveel gefactureerd en middels automatische incasso geïncasseerd. Hiervoor zijn in Januari 2018 twee credit facturen voor ontvangen en door TransIP uitbetaald.

Ten slotte…

Vooruitblik

Ervaring leert ons om niet al te grote plannen te bedenken. Omstandigheden veranderen snel en kunnen verregaande gevolgen hebben. Ondanks die wetenschap, willen we graag door, het liefst samen met jou.

Ons vooruitblik is dat we verder werken aan het in gebruik nemen van CiviCRM. We hopen daarmee een basis te bouwen, waarmee het bestuur en de leden dichter bij elkaar komen. Uiteindelijk hebben we de inzet van de leden nodig, om de vereniging overeind te houden.

Daarmee samenhangend is de zorg voor de afhandeling van contributies. In het begin van 2018 hebben we al diverse maatregelen genomen. De rest van het jaar blijven we werken aan het stroomlijnen van dat proces.

De bijeenkomsten houden we als voornaamste prioriteit. Voor zo ver mogelijk, blijven we via verschillende kanalen reclame maken voor onze bijeenkomsten. Want vanuit "ons clubhuis" blijft het beste om ons doel na te streven.

Afsluiting

Je bent aangekomen bij het eind van dit jaarverslag. Als je goed gelezen hebt, zie je een terugkerend thema er in terug. We willen je van harte uitnodigen om daar over eens contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet,
het bestuur;
Rutger van Sleen, voorzitter
Marco Kappe, penningmeester
Alexander Swen, waarnemend secretaris & lid programmacommissie